Kasy fiskalne, które spotykamy praktycznie na każdym kroku są zwykle wyposażone w pamięć fiskalną. Jest to specyficzny układ elektroniczny, czasem bywa wyłącznie układem scalonym pamięci półprzewodnikowej z transmisją równoległą. Taka pamięć jest niezbędna do przechowywania wszelkich informacji o wykonywanych codziennie po zakończeniu sprzedaży raportach fiskalnych i ich zawartości, która z kolei jest podstawową informacją niezbędna do rozliczenia się w fiskusem. Taka pamięć zwana też przez niektórych modułem jest nieco ograniczona, ale bez problemu wystarczy na około pięcioletnią, codzienną pracę kasy.
Abyśmy nie mogli w niego ingerować zawsze jest on zalany żywica i na trwałe przymocowany do obudowy kasy. Podczas każdej kontroli z urzędu skarbowego szczególną uwagę przykłada się do zawartości owej pamięci fiskalnej oraz sprawdzeniu czy żadna z plomb kasy nie została naruszona. Kasy fiskalne, by mogły być używane do rejestracji i archiwizacje wszelkich towarów lub usług muszą przejść fiskalizacje. Polega ona na aktywowaniu wyżej wspomnianej pamięci fiskalnej za pomocą dedykowanej procedury.
By nasza kasa działała poprawnie i zgodnie z jej przeznaczeniem drukowała paragony musimy odpowiednio zaprogramować nagłówek wydruku w tym wprowadzić numer NIP podatnika, który zostanie zapisany w pamięci fiskalnej. Istnieje też możliwość zaprogramowania wysokości stawek podatku VAT. Po wykonaniu tych czynności nasza kasa jest gotowa do pracy, bowiem wszelkie transakcje, które podlegają opodatkowaniu zostaną w niej zarejestrowane, a kasjerzy będą mogli od tej pory każdego dnia po zakończeniu pracy sporządzać obowiązkowe raporty fiskalne dobowe.
Kasy fiskalne, które trafiają do przedsiębiorców zaraz po zakupie pracują zawsze w trybie szkoleniowym. Co to oznacza? A nic innego, jak fakt, że możemy przy ich użyciu dokonywać próbnych sprzedaży, czyli zwyczajnie szkolić swój personel. Na takiej kasie pamięć fiskalna nie jest aktywna i nie możemy wykonać żadnego raportu dobowego zanim nie ulegnie ona wyżej omówionej fiskalizacji.
