Teoretycznie każda osoba prowadząca swoją działalność gospodarczą może rozliczać wszystkie dokonane transakcje na papierze. Doliczenie podatku VAT, oraz ewentualnych dodatkowych opłat, do standardowej ceny jest przecież bardzo proste i wystarczy zwykły kalkulator. Dlaczego więc trzeba montować w swojej firmę kasę fiskalną? Chodzi po prostu o bezpieczeństwo, ale ze strony Skarbu Państwa. Kasa dokładnie rejestruje każdą transakcję i nie pozwala na robienie jakichkolwiek zmian w rozliczeniach, które mogłyby stanowić stratę dla budżetu. Kasa jest funkcjonalna jedynie w przypadku dużych sieci handlowych czy punktów gastronomicznych, gdzie transakcje idą nawet w setki dziennie, a więc rozliczanie się na papierze byłoby dość niewygodne. Z pewnością jednak jest to urządzenie utrudniające nam życie, ale niezbędne z racji przepisów prawa podatkowego. Każda kasa powinna drukować paragon. W jaki sposób się to odbywa?Prawie wszystkie współczesne kasy fiskalne przechowują dane o transakcjach w swojej pamięci wewnętrznej. To pewnego rodzaju nowość. Do tej pory paragony drukowane były na dwóch rolkach. Z jednej zrywało się paragony dla klienta, a druga pozostawała w naszej firmie i stanowiła dowód na wszystkie transakcje w razie kontroli podatkowej. Teraz ta druga rolka często zastąpiona jest już elektroniczną wersją, ale paragon dla klienta nadal powinien być drukowany.
Wydruk odbywa się z pomocą specjalnej drukarki fiskalnej. Kasy fiskalne mogą mieć taką drukarkę już wbudowaną i są to zazwyczaj urządzenia niewielkie, mobilne, które wykorzystuje się w małych firmach. Są także drukarki zewnętrzne, większe, bardziej wydajne i często mające większą funkcjonalność po można nimi drukować chociażby także faktury.
Niezależnie jednak od tego czy jest to drukarka zewnętrzna czy wewnętrzna to wydruk może odbywać się na podobnych zasadach. Mamy dzisiaj 2 techniki. Jest to drukarka igłowa lub termiczna. Termiczna jest cicha i drukuje szybko, ale ma poważną wadę. Paragony szybko blakną i trzeba je trzymać w chłodnym miejscu jeśli mają zachować się na lata. Takie drukarki są zazwyczaj wbudowane w kasy fiskalne. Igłowa drukarka jest wolniejsza i głośniejsza, ale za to charakteryzuje się ogromną trwałością wydruku.
